Casusbeschrijving

Hoofd- en subprojecten.

Bij iets meer omvangrijke projecten kunnen veel mensen betrokken zijn. Dit vergt dan een aparte projectorganisatie. Vaak is er één stuurgroep en een of meer projectgroepen. Die projectgroepen kunnen weer onderverdeeld zijn in meerdere werkgroepen. De werkzaamheden van zowel de projectgroepen als de werkgroepen moeten goed op elkaar afgestemd zijn. Binnen MS project kan dit door te werken met Hoofdprojecten en Subprojecten. Aan de hand van onderstaand voorbeeld zullen we dit toelichten.

De casus is de organisatie van een open hardrock/metal festival "Ironwork Open Air Experience". Hiervoor moet de planning gemaakt worden. Er is een projectteam verantwoordelijk voor het artistieke deel en werkgroepen voor de meer facilitaire zaken. Voor de dag zelf moet een draaiboek gepland worden. Vooraf aan het project moet het terrein ingericht worden. Van groot belang daarbij is de afstemming tussen de verschillende werkgroepen.

Binnen MS prject wordt dit als volgt opgelost. Ga na welke activiteiten eigenlijk alles beinvloeden. Voor dit project is dat de dag dat het evenement plaats zal vinden. Voor die dag is een draaiboek waarin aanvang, optredens en afsluiting de taken zijn waar alle partijen zich naar moeten richten. De groep die de mobiliteit regelt, zal veel taken in plannen bij begin een einde van het evenement. De catering zal tussentijds veel moeten regelen.

Tevens bepaalt het draaiboek van het evenement wanneer moet beginnen met het inrichten van het terrein en afbreken. Dit is dus een ideaal bestand om alle andere activiteiten aan op te hangen.

Hoe gaat dit nu in zijn werk.

Eigenlijk maakt iedere groep zijn eigen planning, naast het draaiboek. In MS Project is het mogelijk om alle taken van een bestand in te voegen in een ander bestand, en wel zodanig dat bij verandering in het ene bestand, het automatisch aangepast wordt in het andere.

We maken dus een draaiboek met de dagactiviteiten. Iedere groep maakt zijn eigen planning, en hangt deze aan het draaiboek, om juist de afhankelijkheden vast te leggen. Bv de beveiligers hebben de taak om bij de ingang te controleren. De taak wordt gekoppeld aan het begintijdstip in de draaiboek. Hiervoor moet het project van de groep beveiliging ingevoegd worden in het draaiboek.

Hoe je dit doet leer je in dit practicum.